El depósito de cuentas anuales: presupuesto y elementos configuradores. Inscripción registral
La reforma de la LSA 1989, incorporó a nuestro ordenamiento el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social.
Los requisitos y procedimiento se articulan en los siguientes términos:
a) Obligación. Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, las sociedades y cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vienen obligados a dar publicidad a las mismas, deben presentarlas para su depósito en el Registro Mercantil.
También deben depositar las cuentas anuales los grupos de sociedades y las sucursales de entidades extranjeras.
En todo caso, cualquier empresario inscrito puede solicitar el depósito de sus cuentas debidamente formuladas.
b) Documentos a presentar. Deben presentarse a depósito los siguientes documentos: certificación de los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de dichas cuentas, así como del informe de gestión y del informe de los auditores, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera practicado a petición de la minoría, así como un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias, cuando la sociedad esté obligado a formularlo. Si alguna o varias de las cuentas anuales se hubieran formulado en forma abreviada, se hará constar así en la certificación con expresión de la causa.
c) Depósito de las cuentas anuales mediante soportes informáticos y procedimientos telemáticos.
El artículo 366.2 RRM contempla que el depósito de las cuentas anuales se efectúe mediante soporte informático. La Instrucción de la DGRN, de 13 de junio de 2003, complementaria de la de 30 de diciembre de 1999, sobre la presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles en soporte informático o mediante procedimientos telemáticos, confirma la necesidad de que las firmas electrónicas avanzadas de las personas competentes para expedir la certificación a que se refiere el artículo 366.1.2) RRM, estén legitimadas notarialmente con la firma electrónica avanzada del Notario.
d) Calificación del Registrador: Se llevará a cabo en los quince días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, si los documentos presentados son los exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas.
Si no se aprecian defectos, se tendrá por efectuado el depósito y se practicará el correspondiente asiento en el Libro de depósito de cuentas y en la hoja correspondiente de la sociedad depositante. En caso contrario, se devolverán al interesado para su subsanación, si los defectos fueran subsanables.
Si el depósito se efectúa fuera de plazo, se admitirá el depósito pero con la correspondiente nota de “ presentado fuera de plazo” .
e) Publicidad del depósito. Los Registradores Mercantiles remitirán mensualmente, el primer día hábil de cada mes, al Registro Central una relación de las sociedades que hayan cumplido la obligación de depósito de las cuentas anuales en el mes anterior y el Boletín Oficial del Registro publicará el anuncio de esas sociedades.
Cualquier persona podrá obtener información de los documentos depositados, ya que, el Registro Mercantil es público.
f) Conservación. El Registro debe conservar los documentos depositados por un plazo de seis años, desde la publicación del anuncio del depósito en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.
g) Publicación de las cuentas anuales. Cuando una sociedad decida dar publicidad a sus cuentas anuales, la Ley establece una serie de indicaciones que deben constar en la publicación para evitar que se alteren o tergiversen el sentido o el contenido de las mismas. La Ley obliga a indicar si la publicación es íntegra, en cuyo caso deben reproducirse fielmente el texto de los documentos depositados en el Registro Mercantil, incluyendo siempre íntegramente el informe de los auditores o abreviada en cuyo caso se hará referencia a la oficina del Registro Mercantil en que se ha depositado los documentos, pudiéndose omitir la publicación del informe de auditoría, siempre que se indique si se ha emitido con reservas o no.
Efectos registrales
Las consecuencias de la falta de depósito de las cuentas anuales revistió inicialmente la calificación de infracción, con la medida de imposición de multa (art. 221 LSA), para posteriormente (Ley 2/1995, de Sociedad de Responsabilidad Limitada, disposición adicional, segunda, con el añadido introducido por la disposición adicional tercera, de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de Ordenación del Comercio Minorista), adicionar la del cierre registral, transcurrido un año desde el cierre del ejercicio social sin que se haya practicado dicho depósito.
El cierre registral, regulado en los arts. 221 LSA y 378 Reglamento del Registro Mercantil, da lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista.
Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.
Si únicamente se ha efectuado el asiento de presentación de las cuentas anuales, el cierre se producirá cuando caduque tal asiento.
Igualmente no podrá producirse dicho cierre si existe pendiente recurso contra la resolución del Registro por la denegación o suspensión del depósito o sobre el nombramiento de auditor.
Tampoco podrá cerrarse el Registro cuando las cuentas anuales no se han depositado por no estar aprobadas por la Junta general, debidamente convocada y se aporte al Registro una certificación del órgano de administración, con firmas legitimadas (o copia autorizada del acta notarial, en su caso), en la que conste la falta de aprobación y su causa. Si la situación persistiere, deberá reiterarse en el Registro la falta de aprobación, cada seis meses.
Salvo, en los casos mencionados, el cierre registral no puede levantarse hasta que se practique el depósito de las cuentas pendientes.
B) Junto al cierre registral, la falta de depósito de cuentas anuales se sanciona económicamente mediante una multa pecuniaria a la sociedad por el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas, que se fija en el art. 221 LSA, en los siguientes términos:
“1. (…) multa por importe de doscientas mil a diez millones de pesetas (…).
Cuando la sociedad tenga un volumen de facturación anual superior a 6.010.121,04 de euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.506,05 de euros.
2. La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración Tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción.
En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente.
3. En el supuesto de que los documentos a que se refiere esta sección hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
4. Las infracciones a que se refiere este art. prescribirán a los tres años.” La Dirección General del Registro y del Notariado, dentro del segundo mes de cada año, trasladará al Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas las listas de las sociedades que no hubieran cumplido con el depósito de cuentas, para la incoacción del correspondiente expediente sancionador, previa instrucción conforme a lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Trámites con el Registro Mercantil
A continuación se encuentran los trámites que puede realizar online con el Registro Mercantil: